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¿Cuanto correos electrónicos recibes en tu trabajo? Si la respuesta es un “unos 10 al día”, vives en un mundo feliz. Si la respuesta ha sido “unos 30 más o menos”, digamos que eres una persona normal. Si al leer la pregunta has puesto los ojos en blanco, has pensado en alguna cifra astronómica o casi te pones a llorar, hermano, estamos en el mismo barco.

El e-mail: esa plaga. Nos permite - que dudosa ventaja - trabajar en 40 cosas al mismo tiempo, prestando a cada una de ellas 3 minutos de nuestro tiempo. Claro, que si recibes 100 mensajes por dia, eso son más de 5 horas. ¿Cómo hacer frente a semejante plaga electrónica? He aqui algunos consejillos, algunos de mi cosecha, otros del amigo Google.

1. No controles la llegada del correo cada minuto A menudo estamos escribiendo la respuesta a un mensaje cuando recibimos otro aún más urgente. ¿Y que hacemos? Los más disciplinados acaban de contestar al primero, pero con su cabeza puesta en el segundo. Los menos, respondemos a los dos simultaneamente.
   Si el programa de correo lo permite, deberíamos programar la comprobación de nuevo correo como mínimo cada 15 minutos. Si no puedes tomarte 15 minutos para solucionar algo, tienes que revisar tu forma de trabajar.
2. Marca los mensajes como más densos Hay mails que no puedes responder en 5 minutos. Necesitan más tiempo, y es muy probable que no puedas dedicárselo en ese momento. No lo dejes “pendiente de leer”, ni te pongas a ello de inmediato (tampoco llores hombre!)
   Lo mejor es marcarlo como “pendiente de respuesta”. Outlook lo permite (la versión 2003 es ideal para ello). Thundrebird también lo permite…pero de un modo no tan avazado. De esta forma los separas de aquellos que realmente no has leído, e incluso puedes marcarlos con diferentes colores según su importancia (solo Outlook 2003)
   Cuando hagas esto, es mejor dar un aviso a la persona que envió el mail, del tipo “Ok, me pongo a trabajar en ello. Te mantendré informado”. Piensa que la otra persona no tiene ni idea de que “tratamiento” le has dado a su correo…solo sabe que no llega respuesta.
3. Utiliza carpetas y reglas Las carpetas y las reglas automatizadas son los mayores aliados para la clasificación y búsqueda de e-mails.
   Un consejo para las carpetas: Es una mala idea crear carpetas por remitentes (porque la misma persona nos puede hablar de diferentes temas, proyectos, etc.) Es mejor una clasificación por perfiles (proveedores, clientes, interno), y dentro de estas una separación por tareas o proyectos. Piensa en cómo irías a buscar un determinado mensaje sobre un retraso en el proyecto? (clientes/client X/Proyecto)
   En cuanto a las reglas, la mejor opción es hacerlo por dominio del remitente o por palabra clave en el asunto. No lo hagas para un remitente concreto, porque perderás mails de otras personas de la misma empresa. Es decir, en lugar de crear una regla para todo el correo que venga de “empleadoX@empresaX.com”, hazlo para todo el que venga del dominio “empresaX.com” o con “EmpresaX” en el asunto del mensaje.
4. Ignora o Borra No tengas miedo…tu buzón es tuyo. Tienes derecho a borrar o a ignorar un mensaje si crees que debes hacerlo. No intentes dar respuesta a todo si no es tu obligación.
   Por otra parte, están aquellos mensajes que llevan semanas (o meses) esperando una respuesta. Sé honesto y bórralos. El hecho de que los tengas “marcados” para su respuesta no va a aliviar la bronca que tarde o temprano llegará. Si alguien tiene que quejarse, no va a tener en cuenta que “lo tenia listo para responder”. Bórralo y olvídate del tema hasta ese momento. No añadas presión a tus tareas con aquellas que no vas a hacer pero deberían haberse hecho.
5. Mejor un “toma” que dos “te daré” Siguiendo esta frase de Sancho, la gente prefiere recibir una repsuesta corta (aunque queden cosas pendientes para futuros e-mails) que tener que esperar 5 días para recibir una respuesta del estilo de la Enciclopedia Británica. A nadie le gusta recibir esos mails de 100 líneas que dicen a gritos “te acabo de pasar la pelota y de iniciar una discusión que durará muchos mails”.
   Feedback es la palabara clave. Que la gente sepa que lo has leido, que estás trabajando y que más adelante recibirán lo que les falta. Mejor eso que recibir 10 mails de “como está aquello?”
6. Retrasa los mails de baja prioridad Aunque puedas responder a uno de esos mensajes “no urgentes” en 5 minutos, no lo hagas.
   O mejor aún, hazlo y dile a tu cliente de correo que no entregue el mensaje hasta tal dia a tal hora. Eso bajará el ritmo de tu correo (el tema está respondido, pero no recibirás la respuesta hasta dentro de un rato). Esto evita los famosos partidos de Ping-Pong por cuestiones poco importantes que acaban indefectiblemente con uno de los dos levantándose para ir a la mesa del otro.
7. Intercala los comentarios Si tienes que comentar punto a punto un mail, hazlo intercalando los comentarios con el texto original (en un color diferente). Al principio del mail indicas “Mis comentarios en rojo”. Esto hace que no tengas que repetir nada de lo que ya se dijo, y que la lectura sea más sencilla que si hay que leerse 15 mails reenviados en cola.
8. Cierralo Cuando tengas una tarea realmente compleja o urgente, cierra tu programa de correo. En serio, ciérralo y deja de preocuparte por lo que “puede llegar”. Si es tan urgente llamarán por teléfono o los tendrás en tu mesa.
   Cierra ese invento del demonio y trabaja. Trabaja tranquilo y serás muy productivo.
9. No permitas… No permitas que nadie te diga “Has leido el mail que te he pasado” o “Tienes pendiente contestarme a tal..”. Sé agresivo, sé borde, sé desagradable. “Si, por supuesto que habrá llegado, y supongo que estará en mi lista de tareas, con la prioridad que le haya dado”. Si la gente quiere una respuesta inmediata, que llamen por teléfono o que aprovechen ese mismo encuentro para comentártelo. Que no se metan en tu buzón a ver en que lugar lo tienes.
   Si es necesario escupe a la cara de quien llega a tu mesa antes del mail que acaba de enviar (no literalmente).

Hay otras soluciones al problema del correo, pero pasan por cojer una pala o un martillo y dejar este mundo de locos donde el látigo tiene forma de sobrecito y sonido de “din don”.

Inocencia 1. f. Estado del alma limpia de culpa.

Por qué mataste a la avispa?- le dijo el campesino a su hijo.

Porque me picó- le respondió el nñio.

Hijo mo, - insistió el padre - la avispa no sabe lo que hace.

 Pero a m me dolió- replicó el chico,

y de otro pisotón terminó de aplastar al insecto contra el piso”

Jorge Oscar Rossi

La inocencia es lo que atribuimos a los niños y a los locos. A aquellos que no han tenido tiempo o que no tendrán capacidad para conocer la culpa. Es un tipo de inocencia que no va ligada a la responsabilidad (en el poema anterior el niño hacía responsable de sus actos a la avispa) sino a la incapacidad de obrar de otra forma a la que se obra (la avispa no es capaz de concebir el bien y el mal, y por lo tanto no puede considerarse culpable de no impedir algo que est en su propia naturaleza).

Es por eso que hablamos de la “pérdida de la inocencia”. El momento en el que el niño descubre el mal, la capacidad del hombre para hacer el mal y su propia capacidad para ello. Niños violados, obligados a ser guerrilleros o explotados hasta la esclavitud son ejemplos de la pérdida de esta inocencia que podría asociarse directamente con la ignorancia (del mal) . Cómo cabe tratar a los inocentes? Intentando conservar su inocencia tanto tiempo como sea posible.

Ingenuidad 1. f. Candor, falta de malicia.

Permanecer ingenuo es, aunque no se crea, una seal de fuerza.

L. Arrat

Cuando se ha perdido la inocencia, aún queda la ingenuidad. La persona ingenua es aquella que, a pesar de conocer la existencia de dolor y comprender el concepto de “mal”, fundamenta sus opiniones en la creencia que estos no están presentes en el mundo más que en circunstancias extremas, alejadas del entorno en el que vive.

Para la persona ingenua el “mal” no habita entre nosotros (hablando de forma bíblica), sino más bien “debajo de nosotros”, y sólo sale a la superficie a causa de alguna desgracia o catástrofe muy improbable.

La máxima expresión de la ingenuidad es la sorpresa ante la desgracia, el dolor o los actos malvados del hombre, cuando la mayora ya lo preveían o lo imaginaban como hecho probable. Cómo cabe tratar a los inocentes? Personalmente los admiro. Cada día resulta más difcil ser ingenuo. En el fondo, la ingenuidad refleja una fe casi ciega en el ser humano y en su bondad. Los ingenuos van a contracorriente.

superficialidad 1. f. Cualidad de superficial. superficial. 1. adj. Perteneciente o relativo a la superficie. 2. adj. Que está o se queda en ella. 3. adj. Aparente, sin solidez ni sustancia. 4. adj. Frívolo, sin fundamento. frívolo 1. adj. Ligero, veleidoso, insustancial.

Cuando la única distancia que ciertamente he de recorrer es la que lleve a mi alma tras las huellas de la felicidad, carente de motivos, de excusas…, abosorta en la absoluta realidad…

Regie

Las personas superificales son aquellas que, a sabiendas de que existen múltiples interpretaciones sobre un hecho y que de estas puede deducirse una compleja realidad, prefieren quedarse con los aspectos más superficiales y juzgar por estos al conjunto.

Este tipo de personas saben de la capacidad del ser humano para hacer el “mal” y “el bien” (conceptos tremendamente relativos), pero renuncian a conocer la verdadera naturaleza de sus actos por la “superioridad moral” que les da poder hacer un juicio inmediato.

La posibilidad de resolver de un plumazo un juicio de valor, un juicio moral a partir de los datos más visibles (superficiales) y una tabla de típicos y prejuicios ofrece la posibilidad de tener “respuesta para todo”, sin la la responsabilidad de hacerse cargo de la complejidad de lo que se juzga. Como tratar a las personas superficiales? Ignorándolos. Con que sus ideas no se repliquen a lo largo (tiempo) y ancho (espacio) de este mundo, hay suficiente.